Dokumentenmanagement

Dokumentenmanagement mit abgestuften Berechtigungen (Teil 2 – Metadaten steuern Zugriffsrechte)

Im ersten Teil dieser zweiteiligen Artikelserie wurden eine Reihe von manuellen Ansätzen vorgestellt, mit denen sich eine abgestufte Rechtevergabe beim Arbeiten mit Dokumenten in SharePoint 2007 realisieren lässt. Alle Optionen hatten neben Vorteilen auch mindestens einen gravierenden Nachteil, der je nach dem konkreten Anwendungsfall die Praxistauglichkeit infrage stellen kann.

Der aktuelle Beitrag zeigt unter Verwendung eines einfachen SharePoint Designer Workflows, wie sich das Arbeiten mit Dokumenten auch dann innerhalb einer einzigen Dokumenten-Bibliothek bewerkstelligen lässt, wenn für manche Dokumente restriktivere Zugriffsberechtigungen erforderlich sind. Dabei ist es nicht notwendig dem Anwender ein händisches Anpassen der Berechtigungen oder das Navigieren durch Ordnerstrukturen zuzumuten. Diesen Beitrag weiterlesen »

Dokumentenmanagement mit abgestuften Zugriffsrechten (Teil 1: Manuelle Methoden)

Jedes Konzepts für ein durchdachtes Dokumentenmanagement beinhaltet auch Fragen der Zugriffsberechtigung: Wer darf was sehen? Wer verfügt über Schreibrechte und kann somit Inhalte erstellen, ändern oder gar löschen?

Der vorliegende Artikel ist der erste in einer zweiteiligen Serie. Sie vergleicht einige typische Ansätze, die als Antworten auf die oben genannten Fragen verfolgt werden. Anschließend wird für SharePoint (MOSS) 2007 ein Weg vorgestellt, wie sich das Problem auf benutzerfreundliche und prozesssichere Weise lösen lässt. Benötigt werden hierzu: SharePoint-Designer 2007 sowie die spdactivities (eine kostenlos erhältliche Sammlung zusätzlicher Workflow-Aktionen für den SharePoint Designer) Diesen Beitrag weiterlesen »

Dokumentenmappen… bündeln, was zusammen gehört!

Unter den vielen neuen Funktionen, die Microsoft mit SharePoint 2010 neu eingeführt hat, zählen die sog. Dokumentenmappen zu den besonders nützlichen. Sie ermöglichen es Dokumente, die in einem gemeinsamen inhaltlichen Kontext stehen logisch zusammenzufassen. Diesen Beitrag weiterlesen »