Unter den vielen neuen Funktionen, die Microsoft mit SharePoint 2010 neu eingeführt hat, zählen die sog. Dokumentenmappen zu den besonders nützlichen. Sie ermöglichen es Dokumente, die in einem gemeinsamen inhaltlichen Kontext stehen logisch zusammenzufassen. “So weit so gut”, könnten Sie nun sagen, “aber können das ganz normale Ordner nicht auch?”.

Nicht ganz, denn Dokumentenmappen bringen zwei sehr praktische Eigenschaften mit, die man schon bald nicht mehr missen möchte. Betrachten wir als Beispiel eine Dokumentenmappe für Unterlagen, die für eine typische Dienstreise benötigt werden.

Zulässige Inhaltstypen festlegen

Unsere Dokumentenmappe soll also alle Unterlagen beinhalten, die zu einer bestimmten Dienstreise gehören. Damit einerseits kein benötigter Nachweis vergessen wird und zugleich immer die jeweils aktuelle Dokumentenvorlage zum Einsatz kommt, können wir festlegen, welche Inhaltstypen innerhalb unserer Dokumentenmappe zulässig sind. So kann z.B. ein Formular zur Reisegenehmigung dazugehören und ebenso eine Excel-Arbeitsmappe für die Reisekosten-Abrechnung. Beide Dokumententypen erscheinen auf Wunsch unter dem “Neu”-Knopf in unser Dokumenten-Bibliothek, wenn wir uns in einer solchen Dokumentenmappe befinden. Die Dokumentenmappe selbst kann sich der bereits mit SharePoint 2007 vertraute Anwender als eine Art übergeordneten Inhaltstypen vorstellen, innerhalb dessen mehrere normale Inhaltstypen zum Einsatz kommen können.

“Freigegebene Spalten” als Blaupause

Richtig clever ist jedoch die zweite Funktion, die mit Dokumentenmappen einher geht. Mit Hilfe so genannter “freigegebener Spalten” lässt sich nun nämlich en bloc festlegen, welche Metadaten jedem einzelnen Dokument, das zu dieser Dokumentenmappe gehört, zugewiesen werden sollen. Auf diese Weise braucht man folglich nur noch ein einziges Mal (nämlich für die Dokumentenmappe an sich) anzugeben, über welchen Zeitraum sich eine bestimmte Dienstreise erstreckt. Die einzelnen Dokumente “erben” dann gewissermaßen diese Angaben, sobald sie in der betreffenden Dokumentenmappe abgelegt werden.

Ebenfalls schön gelöst: Über die Einstellung “Spalten auf der Homepage” lässt sich zudem noch bestimmen, welche unserer “freigegebenen Spalten” oben an zentraler Stelle dargestellt werden sollen, wenn die Dokumentenmappe geöffnet wird. So sind die wichtigsten Rahmendaten, die für alle Dokumente in dieser Mappe gelten, immer auf den ersten Blick ersichtlich.

Fazit

Mit seinen Dokumentenmappen bietet SharePoint 2010 eine neue Funktion, die Anwendern das Arbeiten mit Metadaten erheblich erleichtert. Probieren Sie es aus! :-)