Social Media ist mittlerweile für Unternehmen ein Thema, das nicht mehr ignoriert werden darf. Allerdings müssen sich die Verantwortlichen mit wesentlich komplexeren Problemen auseinandersetzen als die Privatperson, die sich bei Facebook&Co. Familienfotos ansieht und ihre Wochenendaktivitäten postet.

Intern – sprich im firmeneigenen Intranet – spielt das Thema eine immer größere Rolle und kann zur Steigerung der Produktivität beitragen. Microsoft SharePoint hat in der 2010er-Version sehr gute Tools im Gepäck, die schon in der Standard-Installation zur Verfügung stehen.

• Die “My Site” ist der zentrale Anlaufpunkt für jeden SharePoint-Nutzer. Social Media-Elemente wie Status-Zeile, eine Übersicht über den in SharePoint verteilten Content inklusive Dokumente, Blog- und Foreneinträge und vieles mehr sind hier möglich.
• “Knowledge Mining” ist nun auch besser gelöst: in einer eigenen Rubrik “Ask me About” können User ihre Qualifikationen und Spezialgebiete auflisten. Andere User können direkt Fragen stellen.
• Bewertungen sind nun an vielen Stellen in SharePoint möglich. Zum einen können ganze Webseiten und einzelne Seiten mit „Gefällt mir“ markiert werden oder sogar mit Tags und Notizen versehen werden. Dokumente können bewertet werden. All diese zusätzlichen Informationen erfüllen drei Zwecke:
  • Jeder Nutzer erstellt sich sein persönliches Datenarchiv und findet notwendige Informationen schneller
  • Suchergebnisse können durch Bewertungen und durch die Nutzung der zusätzlichen Tags verfeinert werden
  • Auf der „My Site“ bieten freigegebene Informationen einen sehr guten Überblick über Interessen und Qualifikationen eines Mitarbeiters
• Es gibt nun eine zentralisierte Bild-Bibliothek, in der Bilder der User automatisch für verschiedene SharePoint-Ansicht aufgereitet werden und sogar ins Active Directory synchronisiert werden können. Von dort aus stehen sie auch anderen Anwendungen zur Verfügung.
• Blogs, Wikis, Umfragen und Foren sind in schnell aufgesetzt und der Zielgruppe zur Verfügung gestellt. Diese Funktionen gab es zwar auch schon in früheren SharePoint-Versionen. Allerdings hat Microsoft an zahlreichen Kinderkrankheiten gearbeitet und zum Beispiel das Wiki ist nun zu einer wirklichen Alternative zu bislang stärkeren Open-Source Wikis geworden.

Der Umgang mit Facebook, Twitter&Co.

Der Umgang mit den öffentlichen Diensten ist unterschiedlich: Während in dem einen Unternehmen der Zugriff zumindest für Teile der Mitarbeiter frei ist, sperren andere die Websites komplett. Die Gründe sind naheliegend: Mitarbeiter sollen ihre Arbeitszeit nicht mit Chatten und Surfen “verplempern”, außerdem haben viele Unternehmensleitungen Angst vor Datenspionage und Kontrollverlust. Hier findet aktuell ein interessanter Umbruch statt, dessen Ergebnis noch nicht absehbar ist. Die Unternehmen möchten sich ja möglichst positiv auf den Social Media-Plattformen präsentieren. Eine Unternehmensrichtlinie sollte auf jeden Fall existieren.

Mögliche Ansatzpunkte und Fallstricke sind:

• Die Facebook-Seite, wo man „Fan“ des Unternehmens oder noch besser der Marke/des Produkts werden kann, ist ja fast schon Standard. Selbstverständlich muss dann auf Kommentare der „Fans“ auch schnell reagiert werden.
• Unternehmensvideos werden bei Youtube abgelegt und auf die eigene Website eingelinkt. Die eigenen Mitarbeiter sollten beim Aufruf der Unternehmens-Seite kein „Access denied“ erleben müssen.
• In Experten-Netzwerken wie LinkedIn oder Xing, aber auch in Branchen-Blogs und -Foren beteiligen sich Mitarbeiter mit qualifizierten Beiträgen. Dies kostet Arbeitszeit und muss vom Vorgesetzten genehmigt sein.

Zuletzt sei erwähnt, dass es auch möglich ist, die interne und externe Welt miteinander zu verheiraten. Freie Tools (z.B. http://philwicklund.com/freeware/default.aspx) sind schon auf dem Markt und müssen nur noch sinnvoll nach Unternehmensvorgaben implementiert werden.

In unseren Gesprächen mit SharePoint-Kunden empfehlen wir auch immer, den Datenschutzbeauftragten und gegebenenfalls den Betriebsrat mit ins Boot zu holen, wenn es um Social Media – ob für die interne oder externe Kommunikation – geht.